¿Qué es un sistema HCM? Principales diferencias con un HRIS

¿Qué es un sistema HCM y para qué sirve?

Un sistema HCM (Human Capital Management o gestión del capital humano) es una plataforma tecnológica que permite administrar y desarrollar el talento de una organización a lo largo de su ciclo laboral. Su objetivo es integrar los procesos de Recursos Humanos, desde la contratación de personal hasta la evaluación del desempeño, la capacitación y la planificación de la fuerza laboral.

A diferencia de las herramientas enfocadas únicamente en tareas administrativas, un sistema HCM también ayuda a gestionar aspectos estratégicos del talento. Esto permite que las empresas organicen su información, automaticen actividades y utilicen datos para tomar decisiones relacionadas con su personal.

¿Para qué sirve un sistema HCM?

Un sistema HCM sirve para conectar y administrar las principales actividades relacionadas con el personal. Al reunir estos procesos en una misma plataforma, facilita el trabajo del área de Recursos Humanos y mejora la visibilidad sobre la fuerza laboral.

Entre sus principales aplicaciones se encuentran:

1. Administración de empleados

Permite centralizar la información de los colaboradores, como datos personales, puestos, departamentos, contratos, historial laboral y documentos. Esto facilita la consulta y actualización de expedientes desde una fuente de información organizada.

2. Reclutamiento y selección

Algunas plataformas HCM incluyen herramientas para gestionar vacantes, recibir solicitudes, dar seguimiento a candidatos y organizar las etapas de selección. De esta manera, Recursos Humanos puede mantener un mayor control sobre los procesos de contratación.

3. Gestión de nómina y compensaciones

Dependiendo de la solución y los módulos contratados, un HCM puede facilitar la administración de sueldos, prestaciones, incentivos y otros componentes de compensación. También puede integrarse con sistemas de nómina para intercambiar información y reducir la captura manual.

4. Evaluación del desempeño

Permite establecer objetivos, registrar evaluaciones y dar seguimiento al cumplimiento de metas individuales o por equipo. Esta información ayuda a identificar fortalezas, áreas de oportunidad y necesidades de desarrollo.

5. Capacitación y desarrollo

Un HCM puede incluir funcionalidades para organizar programas de formación, asignar cursos, registrar avances y evaluar resultados. Esto contribuye a que las empresas desarrollen las competencias que necesitan para alcanzar sus objetivos.

6. Planeación de la fuerza laboral

Facilita el análisis de la estructura organizacional, las necesidades de personal, la rotación y otros indicadores. Con estos datos, los responsables de Recursos Humanos pueden anticipar requerimientos y planificar mejor la distribución del talento.

¿Qué es un HRIS?

Un HRIS (Human Resources Information System o sistema de información de Recursos Humanos) es una plataforma diseñada principalmente para almacenar, organizar y administrar la información del personal, así como automatizar procesos administrativos del área.

Su función central es mantener actualizados los datos de los colaboradores y facilitar actividades como la gestión de expedientes, el control de ausencias, la administración de información laboral y la elaboración de reportes.

En términos generales, un HRIS se enfoca en la gestión de información y los procesos operativos de Recursos Humanos. Sin embargo, sus capacidades pueden variar según el proveedor y los módulos disponibles.

¿Cuál es la diferencia entre HCM y HRIS?

Aunque los términos HCM y HRIS suelen utilizarse en el ámbito de la tecnología para Recursos Humanos, no representan exactamente el mismo enfoque.

La principal diferencia está en su alcance: un HRIS se concentra en la administración de información y procesos del personal, mientras que un HCM contempla una gestión más amplia del capital humano, incluyendo actividades relacionadas con el desarrollo, desempeño y planeación del talento.

Es importante considerar que estas diferencias describen enfoques generales, no reglas absolutas. Actualmente, algunos HRIS incorporan funciones avanzadas y ciertos HCM ofrecen módulos básicos de administración de personal. Por eso, conviene revisar las funcionalidades concretas de cada plataforma.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema HCM?

La implementación de un sistema HCM puede aportar beneficios operativos y estratégicos a las empresas. Su impacto depende de las funcionalidades contratadas, la calidad de los datos y la manera en que se integre a los procesos internos.

Entre los beneficios más relevantes se encuentran:

• Centralización de la información: reúne los datos de los colaboradores y facilita su consulta desde una plataforma.
• Automatización de tareas: reduce actividades manuales relacionadas con expedientes, solicitudes, evaluaciones y otros procesos.
• Mejor seguimiento del talento: permite identificar habilidades, desempeño y necesidades de capacitación.
• Decisiones basadas en datos: facilita el análisis de indicadores como rotación, ausentismo, costos laborales y cumplimiento de objetivos.
• Mayor coordinación: conecta procesos de Recursos Humanos y puede facilitar el intercambio de información con otras áreas.
• Planeación del personal: ayuda a anticipar necesidades de contratación, formación y reorganización de equipos.

¿Cuándo necesita una empresa un sistema HCM?

No todas las organizaciones necesitan una plataforma con funcionalidades avanzadas de gestión del talento. La elección depende de su estructura, número de colaboradores, complejidad operativa y objetivos de Recursos Humanos.

Un sistema HCM puede ser conveniente cuando una empresa:

• Tiene una plantilla laboral en crecimiento: necesita administrar más colaboradores, puestos, departamentos y expedientes.
• Gestiona varias sucursales o ubicaciones: requiere centralizar información y mantener procesos consistentes entre diferentes centros de trabajo.
• Tiene procesos de Recursos Humanos dispersos: utiliza distintas herramientas para nómina, reclutamiento, capacitación y evaluación del desempeño.
• Necesita mejorar la gestión del talento: busca dar seguimiento a objetivos, competencias, desarrollo profesional y planes de sucesión.
• Requiere indicadores para tomar decisiones: necesita analizar información sobre rotación, ausentismo, productividad y costos de personal.
• Busca automatizar procesos: quiere reducir la captura manual de información y facilitar las actividades administrativas.

Si las necesidades de la organización se concentran principalmente en mantener expedientes, registrar incidencias y administrar información básica del personal, un HRIS puede cubrir sus requerimientos.

¿Cómo elegir entre un sistema HCM y un HRIS?

Para seleccionar una solución de Recursos Humanos, es necesario identificar qué procesos necesita administrar la empresa y cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo.

Estos son algunos criterios que conviene evaluar:

1. Identificar las necesidades del área de Recursos Humanos

El primer paso consiste en revisar los procesos actuales y detectar cuáles generan más trabajo administrativo, errores o dificultades de seguimiento.

Por ejemplo, una empresa puede necesitar únicamente centralizar expedientes y controlar ausencias, mientras que otra requiere gestionar reclutamiento, capacitación, evaluaciones y planeación del talento.

2. Definir las funcionalidades necesarias

Es importante distinguir entre las funciones indispensables y aquellas que podrían incorporarse posteriormente.

Algunas funcionalidades que conviene revisar son:

• Administración de expedientes y estructura organizacional.
• Control de asistencia, vacaciones y ausencias.
• Gestión de nómina y compensaciones.
• Reclutamiento y selección.
• Evaluación del desempeño.
• Capacitación y desarrollo.
• Reportes e indicadores de Recursos Humanos.
• Planeación de la fuerza laboral.

3. Revisar las posibilidades de integración

La plataforma debe poder intercambiar información con las herramientas que utiliza la empresa, como sistemas de nómina, ERP, contabilidad o control de asistencia.

Esto ayuda a evitar registros duplicados y facilita la continuidad de los procesos administrativos.

4. Evaluar la seguridad y el acceso a la información

Los sistemas de Recursos Humanos administran información personal y laboral de los colaboradores. Por ello, es importante revisar los permisos por usuario, los controles de acceso, las opciones de respaldo y las medidas de protección de datos.

5. Considerar la escalabilidad y los costos

La solución debe responder a las necesidades actuales y permitir incorporar nuevas funcionalidades conforme crezca la organización.

Además del costo de licencias o suscripciones, conviene considerar la implementación, configuración, capacitación, integraciones, mantenimiento y soporte técnico.

¿Un sistema HCM puede incluir las funciones de un HRIS?

Sí. Generalmente, las plataformas HCM integran las funciones centrales de un HRIS, como la administración de expedientes, datos laborales y procesos administrativos.

La diferencia es que un HCM puede ampliar estas capacidades con herramientas para gestionar el ciclo de vida del colaborador, desde el reclutamiento y la incorporación hasta la evaluación, capacitación y desarrollo profesional.

Sin embargo, no todos los proveedores ofrecen las mismas funcionalidades. Algunas herramientas HCM requieren contratar módulos adicionales o conectarse con otros sistemas para cubrir determinados procesos.

SAP SuccessFactors, líder en el mercado de HCM/RH

Cuando se trata de HCM/RH uno de los líderes en el mercado es SAP SuccessFactors, cuya solución se aloja en la nube, lo que permite una administración sin necesidad de infraestructura y cuya implementación puede darse con base en las necesidades de cada empresa.

Contacta a CorpoNext para brindarte la asesoría correspondiente y comenzar con el diagnóstico empresarial sin costo y con ello darte la cotización de tu solución.